Gestão do escritório
O processo você sabe conduzir. O escritório é que não vem no diploma.
01A porta de entrada
Quem procura advogado hoje procura na internet. E acha o escritório do lado.
A pessoa acabou de ser demitida, ou levou a intimação em casa. Ela pega o celular e busca. Se o seu escritório não estiver lá, ela não vai perguntar por você a um conhecido — ela vai clicar no primeiro que aparecer. Por isso o site não é um extra do sistema: ele é a porta.
- Quem procura o escritório não se perde.
- Todo contato novo entra numa fila com etapas, e ninguém fica sem retorno porque a mensagem sumiu no meio das outras.
- Com a cara do seu escritório.
- Apresentação, áreas de atuação e a equipe — com os nomes e os rostos de quem vai atender.
- O endereço é seu, registrado no seu nome.
- Não é um endereço nosso com o seu nome dentro: o registro é do escritório. Se um dia você sair, o endereço continua seu e vai com você — o site que roda nele é nosso, como o resto do sistema.
- Quem chega pelo site cai no mesmo lugar.
- Formulário e WhatsApp entram na mesma fila de contatos do sistema, com etapa e responsável — não numa caixa de e-mail que ninguém abre.
- Blog de notícias.
- O escritório publica o que conhece e constrói um endereço permanente para compartilhar sua própria produção.
O site vem nos três planos, sem exceção. Não é um extra que se compra à parte, nem prêmio de quem paga adiantado — ele é parte do que você contratou, e sobe junto com o sistema.
02O WhatsApp
O WhatsApp do escritório é o celular de um sócio. No dia em que ele sai, os clientes têm o número dele — não o do escritório.
A saída até foi combinada: dividiram as pastas, acertaram o passivo, apertaram a mão. Só que três anos de conversa com cliente continuaram no celular dele — o que foi prometido e nunca virou papel, o histórico do caso que agora está sendo discutido, e o número que os clientes têm salvo há anos. Na próxima dúvida, é para ele que eles escrevem.
- O número do escritório fica no sistema.
- Ele é do escritório, não do celular de ninguém. No dia em que alguém sai, o número e as conversas ficam.
- A conversa permanece ligada à pessoa atendida.
- Quando pertence a um caso, histórico e arquivos seguem para o prontuário correspondente.
- A conversa passa para quem tem que responder.
- Você direciona o atendimento para o advogado do caso e o histórico inteiro vai junto. O cliente não repete a história, e ninguém precisa mandar print para o colega.
- O documento que ele mandou já é documento do caso.
- Chegou pela conversa, você anexa direto no processo ou na pasta pessoal do cliente. Sem baixar, procurar na pasta de downloads e subir de novo.
- Uma secretária de plantão no número do escritório.
- Se você quiser, quem procura o escritório de madrugada é atendido na hora: a triagem entende o assunto, lê o áudio, a foto e o documento que a pessoa mandar, e monta a ficha. Ela não conduz o caso — entrega para o responsável dar continuidade. Quem responde de manhã é gente.
- Cliente seu nunca fala com robô — e você liga e desliga quando quiser.
- O sistema reconhece o número de quem já é cliente do escritório e manda direto para a equipe, sem exceção. E a triagem é opcional: desligada, todo contato cai na mão de uma pessoa, como sempre foi.
- A ligação entra no caso, e a equipe conversa por dentro da conversa.
- Quem ligou, quando e quanto durou fica registrado ali. E o recado para o colega — "esse é o irmão do cliente" — fica numa nota que só a equipe vê, dentro da própria conversa. As respostas que você dá dez vezes por semana ficam prontas, a um clique.
O WhatsApp é do WhatsApp — enquanto o seu cliente falar por lá, a mensagem passa por lá. O resto é seu.
03O dinheiro
O acordo foi fechado no aperto de mão. A cobrança é que fica para depois.
Todo escritório tem parcela vencida que ninguém cobrou porque cobrar cliente é constrangedor, custa adiantada que virou prejuízo silencioso, e meia hora por dia conferindo extrato para adivinhar quem pagou. Não é desorganização: é que o dinheiro do escritório mora longe do caso que o gerou.
- O tipo do honorário manda no acordo, e não é etiqueta.
- Fixo se divide em parcelas. Mensal se combina em meses, não num número de parcelas. E êxito é percentual sobre o resultado — sem data de vencimento inventada para uma coisa que ainda não aconteceu.
- A forma de pagamento se combina na hora do acordo.
- Não no dia em que o dinheiro entra. O que ficou combinado fica escrito onde os dois olham, e não na memória de quem fechou.
- O cliente paga do jeito que ele paga tudo.
- Boleto, cartão, transferência ou Pix permanecem ligados à parcela correta, com instruções claras para o cliente e acompanhamento pelo escritório.
- A cobrança online confirma a parcela correspondente.
- Quando o Pix online é confirmado, a obrigação é atualizada. Nas formas manuais, o comprovante segue para conferência antes da baixa.
- O dinheiro cai na conta do escritório.
- Direto, sem passar pela vOx em nenhum momento. A conta é sua e o acesso a ela é seu.
- O recibo sai numerado, com o valor por extenso.
- Ele permanece relacionado ao pagamento correto e pode ser gerado em PDF sem montar o documento do zero.
- A custa que você adiantou não fica esquecida no seu bolso.
- A despesa reembolsável do caso vira conta a receber e é cobrada junto com o resto, em vez de virar prejuízo silencioso no fim do ano.
04O sócio
Você responde pelo escritório inteiro. E costuma ser o último a saber.
O extrato fecha e é ali que você descobre quanto entrou. O advogado avisa que está afogado no dia em que pede demissão. E quando o cliente grande pergunta como está o caso dele, você precisa perguntar para alguém antes de responder. Não é falta de controle — é que o controle mora espalhado em três cabeças e uma planilha.
- Qualquer coisa se acha pelo teclado.
- Cliente, contato, caso, publicação e documento — uma busca leva diretamente ao registro certo.
- A pendência importante não some da visão.
- Nova mensagem, documento do Portal, andamento, publicação e prazo alimentam avisos que levam ao registro correspondente.
- Você descobre o conflito antes de aceitar o caso.
- Nomes e documentos semelhantes aparecem como alerta para análise, sem tomar a decisão pelo profissional.
- Duas lentes: o escritório e cada advogado.
- Uma tela mostra o escritório inteiro, a outra mostra pessoa por pessoa. Quem está afogado, quem tem espaço, e onde o trabalho parou — sem precisar perguntar a ninguém.
- O dinheiro do escritório, não só o do caso.
- Honorário contratado, parcela vencida, custa adiantada que virou conta a receber. O que entrou e o que falta entrar, sem esperar o fechamento do mês.
- Quem viu, quem mudou, e a que horas.
- Ações administrativas e alterações críticas deixam uma trilha organizada para a gestão investigar o que aconteceu.
- Vale igual para quem advoga sozinho.
- Escritório de um advogado também tem sócio-administrador: é ele mesmo. As mesmas telas respondem quanto entrou no mês e o que está parado na sua mão.
Ver funcionando é mais rápido do que ler sobre.
Trinta minutos por vídeo, com o produto funcionando e as perguntas reais do seu escritório. Se não fizer sentido, acaba ali.
Contrato de 12 meses. Depois dele, você sai quando quiser. Nunca se cobra por processo.